ЦЕНТР ПРАВОВОЇ ІНФОРМАЦІЇ: Як організувати вдалий онлайн-захід

вівторок, 27 жовтня 2020 р.

Як організувати вдалий онлайн-захід

Карантинні обмеження призвичаюють нас до проведення зустрічей, конференцій, «круглих столів» та інших заходів на відстані. Отож, сьогодні «Вісник» звертається до теми: як підтримувати ділову активність у онлайн-форматі та ознайомить вас із застосунками, які допоможуть створювати групові онлайн-бесіди, чати, відеоконференції тощо.

Хоча віддалена робота давно є провідним світовим трендом на ринку праці, в Україні така практика до останнього часу не мала надто великої популярності. Але сьогодні все змінилося: як ніколи часто, ми спілкуємося в форматі онлайн. Більше того, маємо унікальну можливість оцінити переваги такого формату – гнучкість та мобільність без втрат ефективності.

   Але про що варто пам’ятати, щоб такий захід був вдалим? Дуже важливим тут є процес підготовки. Потрібно взяти до уваги таких сім правил.
   1. Визначтеся, через яку програму будете спілкуватися (огляд можливих рішень – нижче). Можна провести невелике опитування – ймовірно, хтось із команди має досвід онлайн-нарад і підкаже оптимальний варіант.
   2. Домовтеся про правила – можливо, вам зручно «зустрічатися» онлайн щодня або щотижня; тоді варто, щоб усі члени команди збиралися біля комп’ютера на певну годину.
   3. Підготуйте «технічну пам’ятку» для команди – яке обладнання необхідне (мікрофон, камера, завантажена програма). Зробіть тестовий дзвінок заздалегідь, щоб усі могли перевірити якість зв’язку і за необхідності полагодити обладнання, зробити правильні налаштування тощо.
   4. Якщо плануєте робити відеозапис – зверніть увагу, як це робити в певному сервісі (у деяких застосунках може бути функція автопланування ще на етапі створення заходу, а в деяких сервісах запис можна ввімкнути тільки перед початком зустрічі).
   5. Подбайте про те, щоб вашу увагу ніхто не відвертав (якщо є така можливість).
   6. Продумайте, як будете фіксувати результати зустрічі (функція нотаток може бути передбачена в сервісі, або хтось має робити записи письмово/на комп’ютері, а потім надіслати резюме колегам).
   7. Домовтеся, який канал зв’язку буде запасним, якщо з основним виникнуть технічні проблеми.
Мабуть, один із найважливіших факторів успішного проведення онлайн-форумів – правильно підібрані технічні інструменти. Отож, розглянемо безкоштовні базові пакети, з яких можна розпочати, а за необхідності – придбати платні та розширити функціонал.

Google Hangouts Meet
   Один із додатків Google G Suite, сервіс для групових відеоконференцій. У зв’язку з карантином Google зробив безкоштовним доступ до сервісів G Suite і G Suite for Education з 1 березня до 1 липня 2020 р. Це дає змогу організувати відеодзвінки на 250 учасників, прямі трансляції з аудиторією до 100 тис. глядачів, а також записувати дзвінки й зберігати їх на Google Drive. У режимі «Відеозустрічі» є можливість показати іншим учасникам, що відбувається на екрані комп’ютера, через спільний доступ до відкритого вікна. Сервіс доступний через Gmail, Google+, Youtube, працювати можна з комп’ютера або зі смартфона (додатки Meet для iOS та Android). Зручно, що Hangouts інтегрований з Google-календарем, отже, користувачі можуть планувати відеозустрічі за його допомогою.
Як користуватися:
   1. Створити аккаунт Google.
   2. Підписатися на безкоштовну пробну версію G Suite.
   3. Запланувати відеозустріч. Наприклад, через Google Календар (коли ви додасте гостя в захід, автоматично з’являться посилання на відеозустріч і номер для підключення) чи, власне, додаток Meet.
   4. Запросити учасників, наприклад, через Google-календар (у заході є можливість додати гостей, де треба вказати потрібні дані) чи електронною поштою (можна додати користувачів або скопіювати дані й надіслати запрошення на зустріч).

Skype
   У груповому відеочаті можуть спілкуватися до 50 людей. Є функція групової демонстрації екрана, отже, можна показувати всім учасникам слайди, відеозаписи тощо. Цікава функція – розмите тло (можливість для співрозмовників не відвертати увагу на те, що відбувається позаду вас). Є функція запису, а також автоматичних субтитрів для читання вимовлених учасниками слів. Доступ можливий на будь-якому мобільному пристрої, планшеті або комп’ютері.
Як користуватися:
   1. Завантажити Skype.
   2. Створити групу – функція «Збори». Натиснувши кнопку, організатор побачить посилання для дзвінка і кнопку «Поділитися запрошенням».
   3. Запросити учасників (надіслати запрошення); навіть якщо людина не користується Skype, вона зможе приєднатися до розмови за допомогою унікального посилання, надісланого на електронну пошту.
   4. Вибрати відеодзвінок, натиснути кнопку «Виклик».

Zoom
   Цей провайдер відеоконференцій у межах безкоштовної версії сервісу передбачав 40-хвилинний ліміт, проте на період карантину компанія скасувала обмеження. Отже, долучитися можуть до 100 учасників, обмінюватися повідомленнями і контентом у режимі реального часу. Є функція демонстрації робочого столу та екрана, запис у форматі MP4 або M4A, можливість «підняти руку», спільні коментарі на загальному екрані тощо.

   У платних тарифних планах є функція запису конференції на локальний накопичувач або в «хмару» та перегляду згенерованих штучним інтелектом розшифровок. Підтримка планування або запуску конференцій через Outlook, Gmail або iCal. Можна також придбати віртуальний конференц-зал ZoomRooms за $49/місяць (є 30- денний безкоштовний пробний період).
Як користуватися:
   1. Завантажити та запустити Zoom або розпочати конференцію просто з браузера (на сайті). Для входу можна використати Google– або Facebook- аккаунт.
2. Запланувати зустріч (конференцію).
3. Надіслати запрошення учасникам – через електронну пошту або скопіювавши код зустрічі (URL запрошення).

Profi conf
   Можна ділитися файлами, відео, аудіо, презентаціями тощо, є функція демонстрації екрана. Є також можливість створити простий графік або діаграму на віртуальній дошці онлайн просто під час конференції. Щоправда, безкоштовна версія передбачає тільки двох учасників; щоб залучати до 100 осіб і отримати інші переваги, зокрема можливість запису конференції, це коштуватиме від $12 на місяць.
Платформа доступна з будь-якого мобільного пристрою через веббраузер.
Як користуватися:
   1. Зареєструватися.
   2. Створити «кімнату».
   3. Надіслати запрошення учасникам – вони зможуть приєднатися за посиланням, без реєстрації.

Microsoft Teams
   Є функція безкоштовних групових і приватних аудіо– та відеовикликів для проведення нарад і вебконференцій. Функції планування, створення нотаток підчас нарад, спільний доступ до екрана, зберігання аудіо-, відеоданих з екрана, автоматичного транскрибування. Можна надавати спільний доступ до матеріалів. Доступні версії для комп’ютерів та мобільних пристроїв.
Як користуватися:
   1. Створити обліковий запис Microsoft.
   2. Завантажити програму Teams.
   3. Запланувати онлайн-зустріч (за допомогою програм Teams або Outlook).
4. Надіслати запрошення учасникам. Учасники приєднуватимуться, перейшовши за посиланням в е-mail.
   Працюйте продуктивно та будьте поряд із колегами навіть на відстані.