Translate

четвер, 14 лютого 2019 р.

Про оформлення заяви на відпустку в електронній формі

    Чи буде відповідати вимогам трудового законодавства оформлення працівниками заяв про надання щорічних відпусток в електронній формі в системі електронного документообігу та наказів про надання щорічних відпусток в електронній формі в цій самій системі?
Н. Рогуліна, м. Харків


    Відповідь. Використання електронного цифрового підпису, електронних документів, а також організаційно-правові засади електронного документообігу регулюються, зокрема, законами України «Про електронний цифровий підпис» і «Про електронні документи та електронний документообіг».
   Законодавство про працю, в тому числі КЗпП. не містить норм, які б регулювали особливості створення, зберігання та використання електронних документів у трудових відносинах.
    За частиною 1 ст. 9 Цивільного кодексу України (далі — ЦК) положення цього Кодексу застосовуються для врегулювання трудових відносин, якщо вони не врегульовані іншими актами законодавства.
   Згідно зі ст. 202 ЦК правочином є дія особи, спрямована на набуття, зміну або припинення цивільних прав та обов'язків.
    Правочин може вчинятися усно або в письмовій (електронній) формі. Сторони мають право обирати форму правочину, якщо іншого не встановлено законом (ч. 1 ст. 205 ЦК).
     За статтею 207 ЦК правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах (у тому числі електронних), у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони.
   Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо він підписаний його стороною (сторонами).
    Відповідно до ч. З ст. 207 ЦК використання під час вчинення правочинів електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, установлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмової згоди сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів.
    Отже, використання в трудових відносинах електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису можливе за наявності на підприємстві відповідної матеріально-технічної бази та створення належних умов його функціонування.
   Однак у разі використання електронного документообігу власникові або уповноваженому ним органу слід дотримуватися правил та вимог чинного законодавства про працю. Ведення окремих кадрових документів в електронному вигляді є неможливим, оскільки суперечитиме вимогам законодавства про працю.
   Так, наприклад, у законодавстві не передбачено проведення протоколювання засідань та оформлення рішень комісії (уповноваженого) підприємства, установи, організації із загальнообов'язкового державного соціального страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням, за допомогою електронних носіїв, зокрема електронного документа: не визначено порядку повідомної реєстрації колективного договору у вигляді електронного документа та не розроблено механізм унесення напису на повідомну реєстрацію в текст електронного документа з електронним цифровим підписом; журнали реєстрації інструктажів з питань охорони праці; книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них; книги обліку руху трудових книжок мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені печаткою (за наявності).
   Підсумовуючи викладене, роботодавець має право використовувати електронний документообіг, якщо при цьому дотримано вимог законодавства про працю.

Джерело: Про оформлення заяви на відпустку в електронній формі // Праця і зарплата. - 2019. - № 5 . -  С. 18.
Газета знаходиться у відділі документів із гуманітарних наук ЧОУНБ ім. В. Г. Короленка за адресою просп. Миру, 41


Немає коментарів:

Дописати коментар